Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat heeft – in vervolg op het voorgestelde Maatregelenpakket voor verbetering rechtsbescherming bij aanbesteden – de (nieuwe) handreiking “klachtafhandeling bij aanbesteden” gepubliceerd.
Onderdeel van het eerder voorgestelde maatregelenpakket, is dat aanbestedende diensten een klachtenregeling moeten hebben voor aanbestedingen. Het is de bedoeling dat deze verplichting ook wordt vastgelegd in de Aanbestedingswet. De gedachte is dat een adequate afhandeling van klachten kan helpen om misverstanden te voorkomen en fouten tijdig te herstellen, en het aantal procedures afneemt.
De handreiking bevat handvatten voor het opzetten of verbeteren van een klachtenregeling. In de klachtenregeling is onder meer het uitgangspunt ‘eerst vragen, dan klagen’ opgenomen: een ondernemer gebruikt eerst de Nota van Inlichtingen voor hij een klacht indient. Onderdeel van de klachtenregeling is een onafhankelijk klachtenloket. Degene die de klacht behandelt, mag niet betrokken zijn (geweest) bij de aanbesteding waar de klacht op ziet. In de handreiking wordt gewezen op de mogelijkheden voor samenwerking bij het opzetten van een klachtenloket.
Per 1 januari 2022 is ook (hoofdstuk 4 van) de Gids Proportionaliteit gewijzigd (derde herziening). De wijzigingen in de Gids zien op de rechtsbescherming en rechtsverwerking. Zo bevat de Gids nu praktische handvatten voor een proportionele toepassing van rechtsverwerkingsclausules.
Inschrijvers worden aangemoedigd om proactief te handelen en vragen/klachten zo vroeg mogelijk kenbaar te maken. Daarbij is uitdrukkelijk opgemerkt dat het kenbaar maken van een bezwaar niet moet worden verward met het stellen van een vraag in het kader van de Nota van Inlichtingen (NvI).
Aanbestedende diensten mogen alleen proportionele eisen stellen aan het indienen van een klacht. Het is bijvoorbeeld niet proportioneel om bij indiening van een bezwaar, opschorting van de aanbestedingstermijn bij voorbaat uit te sluiten. Een bepaling in de aanbestedingsdocumenten die de mogelijkheid tot rechtsbescherming dan wel het aanhangig maken van een (bodem)procedure onredelijk beperkt, is eveneens disproportioneel.
In de nieuwe versie van de Gids is nu ook opgenomen dat het direct gunnen van een opdracht bij een meervoudig onderhandse procedure in strijd is met het fairplaybeginsel en de maatstaven van redelijkheid en billijkheid. Daarmee is de Gids in overeenstemming met de lijn die we in de rechtspraak zien. In die gevallen dient ook een standstill periode in acht te worden genomen, van in beginsel 7 of 10 kalenderdagen.
De wijzigingen in hoofdstuk 4 van de Gids zijn eenvoudig terug te vinden in dit document. De gehele vernieuwde Gids is hier te raadplegen.
