Aanbestedende diensten kiezen er soms voor om als onderdeel van de inschrijving een presentatie of interview te verlangen. Dit kan aanleiding zijn voor discussie over het verloop van de presentatie/het interview. Zo ook in de aanbestedingsprocedure die tot de uitspraak van de voorzieningenrechter in de Rechtbank Noord-Holland van
16 december 2021 heeft geleid.
In die zaak ging het om een Europese openbare aanbestedingsprocedure die was gestart door HVC voor het sluiten van een nieuwe raamovereenkomst met een vaste uitlener voor uitzendkrachten. Randstad was al negen jaar de vaste uitlener voor uitzendkrachten voor HVC en wilde dat graag blijven. Reden waarom zij inschreef op de opdracht. Onderdeel van de aanbestedingsprocedure was een interview door (een afvaardiging van) het beoordelingsteam met de sleutelfunctionarissen. Dat interview vond plaats op
26 augustus 2021. Op 8 september 2021 ontving Randstad de voor haar negatieve voorlopige gunningsbeslissing. HVC berichtte Randstad dat haar inschrijving niet als economisch meest voordelige uit de bus was gekomen. HVC was voornemens de opdracht te gunnen aan Olympia Nederland.
Met dit voorlopige gunningsbesluit kon Randstad zich niet verenigen. Reden waarom zij in kort geding vorderde dat HVC de voorlopige gunning van de opdracht aan Olympia in moet trekken. Volgens Randstad zou er door HVC in strijd gehandeld zijn met het beginsel van gelijke behandeling.
Het beoordelingsteam zou tijdens de interviews de regie onvoldoende in de hand hebben gehouden doordat zij niet hebben gewerkt met een vaste vragenlijst. Hierdoor werden niet aan alle inschrijvers dezelfde vragen gesteld en was er volgens Randstad dus geen sprake van een gelijk speelveld voor alle inschrijvers, zodat er geen objectieve beoordeling plaats had kunnen vinden.
De voorzieningenrechter volgt Randstad daarin niet. Volgens de voorzieningenrechter bestaat er geen aanbestedingsrechtelijke regel op grond waarvan een interview in zo vergaande mate gestroomlijnd moet te worden. Dat zou de vrijheid van een beoordelingsteam om naar aanleiding van het verloop van het gesprek door te vragen, te zeer inperken, aldus de voorzieningenrechter.
De vraag kan gesteld worden in hoeverre het oordeel van de voorzieningenrechter juist is. Hoewel een beoordelingsteam ontegenzeggelijk een zekere mate van vrijheid dient te hebben ten aanzien van het verloop van een interview, mag die vrijheid er niet toe leiden dat er sprake is van willekeur of dat die vrijheid ertoe leidt dat er sprake is van strijd met het gelijkheidsbeginsel. Het is dus een wankel evenwicht dat het beoordelingsteam moet zien te bewaken. Aanbestedende diensten doen er daarom goed aan om vooraf goed de voordelen en risico’s af te wegen van het toepassen van een presentatie of interview als onderdeel van de gunningscriteria.
