Inschrijvingen dienen volgens een zo objectief mogelijk systeem te worden beoordeeld. Bij toepassing van kwalitatieve gunningscriteria is enige mate van subjectiviteit echter onvermijdelijk. Een aanbestedende dienst hoeft de criteria ook niet zo ver uit te werken, dat exact en gedetailleerd wordt beschreven wat nodig is om de maximale score te behalen. Wel moet de beoordelingssystematiek voldoende waarborgen bevatten om té subjectieve beoordelingen uit te sluiten.
De Commissie van Aanbestedingsexperts boog zich onlangs over een beoordelingsmethode bij een aanbesteding voor tolkendiensten, die veel ruimte bood voor subjectiviteit.
De aanbestedende dienst had een aantal gunningscriteria geformuleerd, waarbij een score werd toegekend die was gerelateerd aan een rapportcijfer. Zo werd bij de score “uitstekend” toegelicht dat dit vergelijkbaar is met het in Nederland algemeen gangbare rapportcijfer 10, bij de score “zeer goed” dat dit vergelijkbaar is met het in Nederland algemeen gangbare rapportcijfer 9, enzovoorts.
Een ondernemer beklaagde zich er over dat de algemene formulering van de kwaliteitscriteria onvoldoende houvast biedt voor het indienen van een inschrijving en dat objectieve beoordeling niet gegarandeerd is, omdat niet is geconcretiseerd wat inschrijver moet doen om een bepaald cijfer te behalen.
De Commissie stelt bij de beoordeling voorop dat een beoordelingssystematiek die ruimte biedt voor subjectiviteit is toegestaan, mits de toepassing zoveel mogelijk geobjectiveerd wordt en de gunningsbeslissing uitvoerig wordt gemotiveerd. De Commissie stelt zelfs expliciet:
De mate van detaillering van het beoordelingskader en de mate van detaillering van de motivering zijn communicerende vaten.
De Commissie stelt verder vast dat hoewel het beoordelingskader veel ruimte biedt, toch sprake is van een nadere invulling. Zo zijn bij twee criteria beoordelingsaspecten benoemd (bijvoorbeeld hoe een tolkdienst kan worden aangevraagd, in welke talen de IT-voorziening wordt aangeboden etc.) en is ook benoemd dat rekening wordt gehouden met de wijze waarop de inschrijver de door hem gemaakte keuzes heeft onderbouwd.
Voor het derde criterium is een doelstelling geformuleerd (het verkrijgen van inzicht in hoe de inschrijver voorkomt dat fraude wordt gepleegd bij het leveren van tolkdiensten en hoe hij borgt dat tolken voldoen aan de eis van onafhankelijkheid en integriteit) en is een beoordelingskader weergegeven. Uit dit kader blijkt bijvoorbeeld dat naarmate maatregelen beter bijdragen aan hetgeen wordt gevraagd, dit hoger gewaardeerd wordt. De Commissie is van mening dat er voldoende aanknopingspunten zijn gegeven waarmee houvast is geboden voor het doen van een inschrijving.
De Commissie signaleert daarnaast nog een andere waarborg. De aanbesteder maakt gebruik van verschillende beoordelaars die in consensus tot een beoordeling komen. Hiermee worden extreme beoordelingen eruit gefilterd.
Volgens de Commissie kan de beoordelingssystematiek als zodanig door de beugel, maar heeft die wel gevolgen voor de motivering van de gunningsbeslissing: er is ruimte voor een subjectieve beoordeling en daarom moeten er hoge eisen worden gesteld aan de motivering. In de gunningsbeslissing moet duidelijk worden gemaakt welke voorgestelde aanpak uiteindelijk een betere score zou hebben opgeleverd dan de door de afgewezen inschrijver voorgestelde aanpak, en waarom dat zo is.
Nu de klager alleen heeft geklaagd over de puntentoekenning op een specifiek onderdeel, en niet heeft geklaagd over de uitvoerigheid van de motivering, laat de Commissie in het midden of de motivering de toets der kritiek kan doorstaan.
Uit dit advies kan worden afgeleid dat de Commissie een beoordelingssystematiek niet snel als “te subjectief” zal aanmerken, maar dat in dat verband dus wel hoge eisen aan de motivering van de gunningsbeslissing worden gesteld. Hoe algemener de beoordelingssystematiek, hoe meer gedetailleerd de gunningsbeslissing zal moeten zijn.
