De maatregelen die de Nederlandse regering heeft genomen tegen de verspreiding van het coronavirus raken ons allemaal. Ook voor bedrijven heeft de coronacrisis veel gevolgen. Aanbestedende diensten kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan de economie door, juist in deze onzekere periode, opdrachten aan te (blijven) besteden. Wij raden aanbestedende diensten wel aan om te onderzoeken of de inrichting van de aanbestedingsprocedure aanpassing vergt.
In gevallen van dwingende spoed, kan een aanbestedende dienst kortere termijnen hanteren dan de wettelijke minimumtermijnen (zie artikel 2.74 AW) of de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging, zoals opgenomen in artikel 2.32 AW toepassen. De Europese Commissie heeft op 1 april jl. bevestigd dat door het coronavirus sprake kan zijn van dwingende spoed. De Commissie heeft richtsnoeren gepubliceerd die vooral bedoeld zijn voor uiterst spoedeisende gevallen, waarbij overheidsinkopers al binnen een bepaald aantal dagen, of zelfs uren, tot de noodzakelijke aankopen over kunnen gaan.
De Europese Commissie overweegt in de richtsnoeren: “De specifieke behoeften van ziekenhuizen en andere zorginstellingen met het oog op de verstrekking van behandelingen, persoonlijke beschermingsmiddelen, beademingsapparatuur, extra bedden en aanvullende intensive care- en ziekenhuisinfrastructuur, met inbegrip van alle technische uitrusting, hadden zeer zeker niet kunnen worden voorzien en ingepland, en vormen dus een gebeurtenis die door de aanbestedende diensten niet kon worden voorzien. (…) Of het hierdoor onmogelijk wordt om zelfs de zeer korte termijnen van de versnelde openbare of niet-openbare procedure (respectievelijk 15 en 10 dagen voor het indienen van de inschrijvingen) in acht te nemen, moet per geval worden beoordeeld, maar in de meeste gevallen zal dit, althans wat betreft de sterk toegenomen behoeften op korte termijn als gevolg van de stijgende lijn van de infectiecurve, waarschijnlijk inderdaad het geval zijn.”
Wel wijst de Europese Commissie er op dat de onderhandelingsprocedure alleen mag worden gebruikt voor de periode waarin daadwerkelijk sprake is van dwingende spoed: “Hiermee wordt de periode overbrugd tot er stabielere oplossingen kunnen worden gevonden, zoals een raamcontract voor leveringen of diensten dat via de gewone procedure (met inbegrip van de versnelde procedure) wordt geplaatst.”
In de richtsnoeren worden daarnaast ook enkele tips voor aanbestedende diensten gegeven, bijvoorbeeld het zoeken naar alternatieve en mogelijk innovatieve oplossingen, die misschien al op de markt beschikbaar zijn of op (zeer) korte termijn zouden kunnen worden ingezet en het contact opnemen met potentiële leveranciers om overeen te komen dat zij hun productie opvoeren dan wel starten of herstarten.
De coronacrisis kan het ook noodzakelijk maken om andere regels toe te passen. Zo mag een aanbestedende dienst wegens dwingende redenen van algemeen belang bijvoorbeeld afzien van het toepassen van de uitsluitingsgronden. In overweging 100 van Richtlijn 2014/24/EU is het voorbeeld genoemd, dat van de toepassing van de uitsluitingsgronden kan worden afgezien wanneer er een dringende behoefte is aan vaccins of nooduitrusting die alleen te verkrijgen zijn bij een ondernemer op wie een van de verplichte gevallen van uitsluiting van toepassing is.
Voor opdrachten waarbij geen sprake is van dwingende spoed, kan het juist raadzaam zijn om langere termijnen dan de wettelijke minimumtermijnen in acht te nemen. Zeker voor complexe(re) opdrachten vergt het opstellen van een gedegen inschrijving veel voorbereiding en overleg van de gegadigden. Door de overheidsmaatregelen zal dit overleg nu vaak op andere wijze moeten worden vormgegeven en dat kan betekenen dat gegadigden meer tijd nodig hebben om een inschrijving te kunnen doen. Het lijkt er gelukkig op dat aanbestedende diensten hier daadwerkelijk rekening mee willen houden. Dit kan worden afgeleid uit het grote(re) aantal rectificaties dat op TenderNed gepubliceerd is: 75% van de rectificaties in week 12 had betrekking op het aanpassen van de planning. Ook in week 13 zijn nog veel rectificaties geplaatst waarin de planning is aangepast.
Aanbestedende diensten moeten er wel rekening mee houden dat eventuele procedures naar aanleiding van een gunningsbesluit langer kunnen duren. Vanwege de overheidsmaatregelen, vinden alleen urgente rechtszaken momenteel doorgang. Onze ervaring is dat kort geding procedures over aanbestedingen daar doorgaans niet onder worden geschaard en nu worden aangehouden. Dit betekent dat het lang kan duren voor er uitsluitsel is over de vraag of gunningsbesluiten in stand blijven en daarmee ook voordat de opdracht definitief kan worden gegund. Voor aanbestedende diensten is het dan van belang om de gestanddoeningstermijn goed in de gaten te houden en in sommige gevallen zal het zelfs nodig zijn om maatregelen te treffen, zoals het sluiten van een overbruggingsovereenkomst. Wij hebben hiermee ruime ervaring en adviseren u hierover graag!
Kortom: Ook in tijden van crisis blijft het aanbestedingsrecht gelden, maar het aanbestedingsrecht biedt ook kansen en mogelijkheden om rekening te houden met deze bijzondere situatie!
