De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) is sinds 25 mei 2018 van kracht en de storm om zijn inwerkingtreding is wat gaan liggen. Nu de AVG in werking is getreden is vervolgens de vraag hoe de uitwerking van de nieuw verworven rechten in de praktijk weerslag zullen krijgen. Een van de ‘nieuwe’ rechten onder de AVG is dat personen in de gelegenheid moeten worden gesteld om de gegevens die over hem of haar zijn verzameld in te kunnen zien, behoudens uitzonderingen. Vormt het feit dat de persoon bekend is met welke persoonsgegevens van hem of haar bewaard worden een grond om inzage te weigeren? Deze vraag is onlangs beantwoord door de Rechtbank Den Haag.
Tussen werknemer en werkgever is een geschil ontstaan omtrent de re-integratieverplichtingen van werknemer. Werkgever heeft hierop de doorbetaling van het loon van werknemer stopgezet. In dit kader heeft de advocaat van werknemer, werkgever verzocht om een kopie van het personeelsdossier van werknemer. Hierop heeft werkgever aan de advocaat van werknemer kopieën gestuurd van de arbeidsovereenkomst, het ziekteverzuimreglement en de vergunning op grond van de Drank- en Horecawet.
Het uitgangspunt van de AVG is het transparantiebeginsel: iedereen moet in de gelegenheid zijn om de persoonsgegevens die over hem zijn verzameld, in te zien, en om dat recht eenvoudig en met redelijke tussenpozen uit te oefenen, zodat hij zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid daarvan kan controleren (overweging 63 van de AVG). Artikel 15 AVG geeft betrokkenen dan ook het recht op inzage en op een kopie van de persoonsgegevens zonder daaraan andere beperkingen te verbinden dan de rechten en vrijheden van anderen. Artikel 12, derde lid, AVG bepaalt dat verzochte informatie in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek moet worden verstrekt. Artikel 41 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) noemt een beperkt aantal uitzonderingen waarin het recht op inzage geweigerd kan worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om de bescherming van de openbare veiligheid of de onafhankelijkheid van de rechter.
Werkgever voert als verweer tegen de vordering tot afgifte van stukken uit het personeelsdossier aan dat de stukken waarvan werknemer nu een kopie vraagt al eerder aan hem zijn verstrekt of dat hij met de gegevens die daarin staan bekend is of moet zijn (zoals bijvoorbeeld gegevens omtrent zijn ziekteverzuim en ziekteverloop). Dit behoort echter niet tot de uitzonderingen genoemd in artikel 41 UAVG. Bekendheid met gegevens is geen grond voor het niet verstrekken van stukken. Verder is in lid 3 van artikel 15 AVG vastgelegd dat voor het verstrekken van bijkomende kopieën geen andere kosten in rekening mogen worden gebracht dan een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten. Daaruit volgt dat de betrokkene ook om een kopie kan vragen van stukken die al eerder (ooit eens) zijn verstrekt.
Werknemer had dan ook een rechtmatig en spoedeisend belang bij afgifte van de stukken in zijn personeelsdossier die hem niet reeds na zijn verzoek in april 2018 zijn verstrekt. De wettelijke termijn van 1 maand voor de afgifte van de stukken was reeds verstreken en volgens de kantonrechter viel tevens te verwachten dat werkgever de gegevens niet binnen een redelijke termijn aan werknemer zou verstrekken zonder een rechterlijk bevel daartoe. Dit was reden voor de kantonrechter om tevens een dwangsom aan de afgifte van de stukken te verbinden als stimulans tot nakoming.
Bovenstaande uitspraak geeft duidelijk weer dat een ieder die over persoonsgegevens beschikt (zoals bijvoorbeeld werkgevers) op basis van de AVG, niet lichtzinnig om mag gaan met het recht op inzage. Het recht op inzage wordt enkel beperkt door bijvoorbeeld omstandigheden zoals de nationale veiligheid. Een dergelijke weigeringsgrond zal niet snel aan de orde zijn. Van belang is om rekening te houden met de termijn van 1 maand voor het verstrekken van de gegevens en om niet selectief te zijn in het verstrekken van deze gegevens. Het weigeren van het verstrekken van persoonsgegevens waar om wordt verzocht, kan leiden tot het verschuldigd zijn van dwangsommen. Neem de verzoeken tot inzage dan ook serieus!
Meer weten? Neem gerust contact op met mr. Rick van Dam of mr. Gracia Dierikx.
