De beoordelingscommissie vervult een belangrijke taak in het aanbestedingsproces. De commissie beoordeelt immers of de inschrijving aan de eisen voldoet, en welke inschrijver de winnaar is. Uitgangspunt is dat een aanbestedende dienst ruime beoordelingsvrijheid heeft bij de beoordeling aan de hand van de kwalitatieve criteria en dat de deskundigheid van de beoordelingscommissie in beginsel moet worden aangenomen. De beoordelingscommissie heeft echter niet de vrije hand. De beoordelingscommissie moet zich namelijk wel houden aan de “spelregels” die in de aanbestedingsdocumenten zijn opgenomen en de beginselen van transparantie en gelijke behandeling.
Mag de beoordelingscommissie rekening houden met informatie die bij haar bekend is en die niet uit de inschrijving volgt? Denk bijvoorbeeld aan de eerdere ervaringen van een van de leden van de beoordelingscommissie met de inschrijver, uit hoofde van een eerdere opdracht. In een zaak die is voorgelegd aan het Gerechtshof Den Haag had een van de leden van de beoordelingscommissie haar eerdere negatieve ervaringen met de inschrijver gedeeld, en vervolgens heeft de commissie besloten om onderzoek te doen naar eerdere opdrachten. De bevoegdheid om onderzoek te doen naar eerdere opdrachten was niet in de aanbestedingsdocumenten opgenomen. Voor inschrijvers was het dus niet duidelijk dat in de beoordeling rekening zou worden gehouden met hun prestaties bij de uitvoering van andere opdrachten. Daarom zijn volgens het hof de verplichtingen van transparantie en gelijke behandeling geschonden, en moesten de inschrijvingen opnieuw worden beoordeeld. Overigens geldt niet in algemene zin dat het doen van onderzoek naar past performance is uitgesloten. Dit moet dan dus wel duidelijk in de aanbestedingsdocumenten zijn vermeld.
Ook wijzigingen in de samenstelling van de beoordelingscommissie zorgen regelmatig voor discussie, zo ook in een recente zaak bij de Rechtbank Den Haag. Naar aanleiding van een gemaakt bezwaar tegen de gunningsbeslissing, heeft de aanbestedende dienst een herbeoordeling van de inschrijvingen laten uitvoeren. Bij de herbeoordeling waren dezelfde voorzitter en dezelfde leden betrokken als bij de eerste beoordeling, maar bij de herbeoordeling was daarnaast ook een adviseur aanwezig (wat bij de eerste beoordeling niet het geval was) en waren de procesbegeleiders vervangen. Een inschrijver stelde dat de aanbestedende dienst ontoelaatbaar had gehandeld door het team dat de herbeoordeling uitvoerde te wijzigen. De rechtbank oordeelde dat dit niet het geval was. De adviseur en de procesbegeleiders hebben geen stem bij de beoordeling en het toekennen van scores. Zij behoorden volgens de rechtbank dan ook niet tot het beoordelingsteam. Bovendien stond het, zo bleek uit de aanbestedingsdocumenten, het beoordelingsteam vrij om zich te laten bijstaan door een adviseur. Het liep voor de aanbestedende dienst in dit geval goed af, maar in zijn algemeenheid geldt wel dat het van groot belang is dat de beoordelingscommissie zich houdt aan de “spelregels” en ook geen informatie laat meewegen die niet uit de inschrijving volgt.
Meer weten? Neem gerust contact op met het team aanbestedingsrecht.
