De raamovereenkomst is in de praktijk een geliefd inkoopinstrument voor aanbestedende diensten. Binnen een raamovereenkomst kunnen opdrachten die met een zekere regelmaat worden verleend efficiënt én rechtmatig op basis van de gesloten raamovereenkomst worden gegund. In de praktijk wordt de raamovereenkomst soms echter wel erg flexibel toegepast door aanbestedende diensten. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft die praktijk nu enigszins aan banden gelegd.
Aangezien van raamovereenkomsten bekend is dat deze bedoeld zijn voor situaties waarin vooraf niet precies valt in te schatten hoe groot de behoefte van de aanbestedende dienst is, geven veel aanbesteders bij hun uitnodiging tot inschrijving aan dat de raming slechts “een inschatting” of “een indicatie” betreft. De gedachte is (c.q. was) om hiermee ook de ruimte te creëren om het aantal opdrachten (en daarmee de initiële waarde van de raamovereenkomst) aanzienlijk op te rekken, als de behoefte toch groter is dan vooraf ingeschat. In de praktijk komt het ook voor dat andere aanbestedende diensten tijdens de looptijd van de raamovereenkomsten nog aansluiten bij een raamovereenkomst, waardoor de opdracht groter wordt.
Deze flexibele toepassing van raamovereenkomsten door aanbestedende diensten zorgt in de praktijk soms tot ontevredenheid bij inschrijvers. Enerzijds hebben zij in de aanbestedingsfase reeds behoefte aan een reële inschatting van de omvang van de te plaatsen opdrachten, zodat zij op basis daarvan een goede inschrijving kunnen doen. Anderzijds kunnen bij de uitvoering knelpunten ontstaan als de hoeveelheid opdrachten die geplaatst worden onder de raamovereenkomst aanzienlijk groter is dan ten tijde van de aanbesteding werd gepresenteerd. Dit kan bovendien bij andere inschrijvers ook tot “scheve gezichten” leiden.
Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft in het hiervoor bedoelde arrest nu bepaald dat de praktijk waarbij de maximale omvang van de raamovereenkomsten onduidelijk is, strijdig is met het aanbestedingsrecht. Het hof heeft daarbij aangegeven aan welke minimale voorwaarden de aanbestedingsprocedure van een raamovereenkomst dient te voldoen om die strijdigheid te voorkomen. Die voorwaarden zijn – verkort weergegeven – de volgende:
- de maximale hoeveelheid leveringen en/of diensten moet bij aanvang van de aanbestedingsprocedure worden vermeld;
- zodra de maximale hoeveelheid leveringen en/of diensten is bereikt, sorteert de raamovereenkomst geen effect meer, zodat de aanbestedende dienst opnieuw aan zal moeten besteden;
- de maximale hoeveelheid geldt niet alleen voor de oorspronkelijke aanbestedende dienst, maar ook voor aanbestedende diensten die zich later bij de oorspronkelijke raamovereenkomst hebben aangesloten.
Uit het arrest blijkt dat het mogelijk is (c.q. blijft) om andere aanbestedende diensten gebruik te laten maken van een gesloten raamovereenkomst. Deze aanbestedende diensten hoeven de raamovereenkomst niet zelf te hebben getekend om opdrachten te kunnen plaatsen, maar de mogelijkheid dat (zogenaamde “secundaire”) aanbestedende diensten gebruik kunnen maken van de overeenkomst moet dan wel vooraf duidelijk kenbaar zijn geweest in de aanbestedingsdocumenten. Er moet voldaan zijn aan de eisen van bekendmaking, rechtszekerheid en transparantie. Dit kan bijvoorbeeld door een duidelijke uitbreidingsclausule in de overeenkomst op te nemen.
Het gevolg van dit arrest voor de aanbestedingspraktijk zal zijn, dat aanbestedende diensten de waarde van hun raamovereenkomsten vooraf zorgvuldig in moeten schatten en een maximum moeten bepalen en ook duidelijk kenbaar moeten maken wie van de overeenkomst gebruik kan maken. Een te beperkte inschatting van de omvang van de raamovereenkomsten kan er in resulteren dat een nieuwe raamovereenkomst moet worden aanbesteed. Wees hier dus alert op!
Meer weten? Neem gerust contact op met het team aanbestedingsrecht.
