Het inschrijven op een aanbesteding brengt voor inschrijvers onvermijdelijk kosten met zich. Inschrijvers moeten een inschrijving voorbereiden, en moeten daarvoor plannen van aanpak schrijven, ontwerpen maken, een prijs berekenen etc. In het merendeel van de aanbestedingen wordt geen kostenvergoeding aan inschrijvers toegekend. Naarmate de gevraagde inzet van de ondernemer echter groter is (bijvoorbeeld omdat een ontwerp moet worden uitgewerkt) in relatie tot de omvang van de opdracht en de kans om te winnen, is een tenderkostenvergoeding eerder aan de orde. Reeds om die reden is in voorschrift 3.8 van de Gids Proportionaliteit bepaald "de aanbestedende dienst biedt een vergoeding aan wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen."
Sommige aanbestedende diensten bepalen in de aanbestedingsdocumenten standaard dat indien de aanbestedingsprocedure wordt ingetrokken, geen tenderkostenvergoeding wordt uitgekeerd. De Staatssecretaris van Economische Zaken en Klimaat acht dit onwenselijk en heeft de adviesgroep Gids Proportionaliteit gevraagd om advies uit te brengen over het verbieden van dergelijke bedingen in de Gids Proportionaliteit.
De adviesgroep heeft aangegeven dat uit het wettelijke proportionaliteitsbeginsel en uit de Gids al volgt dat een dergelijk beding disproportioneel is en dat het niet strikt noodzakelijk is om de Gids aan te passen. De Staatssecretaris heeft echter in een brief aan de Tweede Kamer laten weten dat zij de Gids per 1 januari 2020 toch laat aanpassen, en zegt:
“Ik wil graag dat het voor zowel aanbestedende diensten als inschrijvers duidelijk is dat bedingen die tenderkostenvergoedingen bij ingetrokken aanbestedingen uitsluiten disproportioneel zijn. Een tenderkostenvergoeding is aan de orde wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen. Dit geldt ook als de aanbesteding ingetrokken wordt, wanneer dat in een zodanig stadium gebeurt dat de inschrijvers ook daadwerkelijk kosten hiervoor hebben moeten maken.”
Overigens is in oktober 2018 de “handreiking tenderkostenvergoeding” aangeboden aan de Tweede Kamer. De handreiking bevat o.a. kostenbeperkende maatregelen die de aanbestedende dienst kan treffen, en geeft uitgangspunten voor het geval een tenderkostenvergoeding aan de orde is. Er is geen algemeen passend antwoord te geven op de vraag wat een redelijke vergoeding is, nu dit per situatie en per branche verschillend is. De handreiking geeft wel enkele voorbeelden van branche-specifieke kaders, bijvoorbeeld voor de infrabranche en de architectenbranche.
Aanbestedende diensten en branches wordt aanbevolen om beleid en kaders voor tenderkostenvergoedingen te ontwikkelen. Wij zijn uiteraard bereid om hier met u over mee te denken!
Meer weten? Neem gerust contact op met het team aanbestedingsrecht.
