De Defensie Materieel Organisatie van het Ministerie van Defensie (DMO) organiseerde onlangs een Europese aanbesteding voor de levering van containersystemen. Een van de afgewezen inschrijvers constateerde dat het prijsverschil met de winnende inschrijver extreem groot was en had naar aanleiding daarvan de nodige twijfel of de winnende inschrijving wel voldeed aan de eisen.
De inschrijver vroeg DMO om opheldering en stelde daarbij een reeks van gerichte vragen. DMO deed de vragenlijst relatief kort af met een mededeling:
“Ik heb (…) geen twijfel over de conformiteit van de winnende inschrijving”
en
“Het is niet aan de Aanbestedende dienst om offerte-informatie van andere Inschrijvers al dan niet geanonimiseerd of weggelakt, te delen met overige Inschrijvers.”
Daarop volgde een procedure bij de Rechtbank Den Haag.
De afgewezen inschrijver vorderde onder meer om (delen van) de winnende inschrijving over te leggen. De rechtbank wees die vordering af omdat de specifiek op aanbestedingen toegespitste bepalingen daaraan in de weg staan. (Deze bepalingen zijn overigens te vinden in artikel 2.57 AW en 2.138 AW).
Aansluitend ging de rechter in op de aard en omvang van de motiveringsplicht van het gunningsbesluit:
”De verplichting voor de aanbestedende dienst tot motivering van de gunningsbeslissing strekt (..) niet zover dat andere inschrijvers op basis van de gunningsbeslissing in staat moeten zijn om te controleren of de winnende inschrijving correct is beoordeeld en aan alle bestekseisen voldoet”
en
“De beoordeling van een inschrijving is (…) aan de aanbestedende dienst”
De rechtbank motiveert deze overwegingen met de toelichting dat inschrijvingen veelal bedrijfsvertrouwelijk zijn.
Ook de vordering dat door DMO een nader onderzoek zou moeten worden ingesteld naar de besteksconformiteit van de winnende inschrijver werd afgewezen. De rechtbank gaf aan dat een aanbestedende dienst in beginsel moet uitgaan van de juistheid van verklaringen in de inschrijving. Alleen bij gerede twijfel is nader onderzoek nodig. Het enkele grote prijsverschil was daarvoor in dit geval niet voldoende.
De uitspraak ligt in de lijn van eerdere uitspraken (zie bijvoorbeeld de uitspraak van Rechtbank Oost-Brabant en Rechtbank Overijssel en Gerechtshof Den Haag) en laat zien dat procedures die gebaseerd zijn op speculaties over de vraag of de winnende inschrijving wel deugt, weinig kansrijk zijn. Een afgewezen inschrijver zal met concrete aanwijzingen moeten komen om aan te tonen dat de winnende inschrijving niet voldoet aan de gestelde eisen. Daarover zal hij in veel gevallen niet beschikken.
Alhoewel het dus aan de aanbestedende dienst is om de inschrijvingen te beoordelen, heeft deze er ook belang bij om dit zorgvuldig te doen. Niet alleen rust op haar de verplichting om in overeenstemming met de aanbestedingsregelgeving en de aanbestedingsdocumenten de winnende inschrijving te bepalen, maar een zorgvuldige beoordeling van de inschrijvingen en het doen van nader onderzoek naar die inschrijvingen als er twijfels zijn, kan onaangename verrassingen bij de uitvoering voorkomen. Een aanbestedende dienst is er immers niet bij gebaat dat na de gunning blijkt dat de winnende inschrijver toch niet aan de eisen voldoet of kan voldoen. Het instellen van een deskundige beoordelingscommissie die de inschrijvingen zo objectief mogelijk beoordeelt, het opvragen en verifiëren van in het kader van de aanbesteding gevraagde bewijsstukken en/of het houden van een verificatiegesprek kunnen hierbij behulpzaam zijn.
Meer weten? Neem gerust contact op met mr. Marjo Meeuwsen-Dek of mr. Carolien de Snoo-Verhage.
