Aanbestedende diensten willen aanbestedingen soms intrekken vanwege het feit dat gaandeweg blijkt dat er in de aanbestedingsdocumenten fouten zitten of omdat er verkeerde keuzes zijn gemaakt. Als hoofdregel geldt dat als er sprake is van fundamentele gebreken, die ertoe leiden dat een rechtmatige gunning niet (meer) mogelijk is, de aanbestedingsprocedure zelfs moet worden afgebroken.
In een kwestie die onlangs speelde bij de Rechtbank Midden-Nederland deed zich de vraag voor of ProRail met een beroep op deze regel de aanbesteding kon staken. Zij stelde – nadat het gunningsbesluit was genomen en één van de partijen een klacht had ingediend bij het klachtenmeldpunt – dat haar was gebleken dat de gekozen gunningsmethodiek niet leidde tot de keuze voor de beste inschrijving. Volgens ProRail was de gehanteerde gunningssystematiek niet voldoende transparant en eenduidig. Zij stelde derhalve dat er sprake was van ernstige gebreken in de aanbestedingsprocedure.
Een inschrijver die een aantal percelen gegund had gekregen, was het niet met de intrekking eens en kwam hier tegen op in kort geding.
Het probleem zat er volgens ProRail in, dat de gunningssystematiek alleen ruimte bood om één score (uitstekend, goed, matig of slecht) toe te kennen, wat maakte dat er alleen ruimte was voor een algemene indruk. De gunningssystematiek kon er toe leiden dat twee inschrijvers met een zeer afwijkende aanbieding toch dezelfde score konden krijgen.
De voorzieningenrechter was het met de winnende inschrijver eens dat de gunningssystematiek wél voldoende transparant was. De voorzieningenrechter merkte daarbij op dat het hier ging om kwalitatieve criteria, zodat het onvermijdelijk was dat de beoordeling van deze criteria door het beoordelingsteam een enigszins subjectief karakter had, maar dat leverde volgens de voorzieningenrechter niet per definitie strijd met het transparantiebeginsel op. De controleerbaarheid van de toegekende eindscore staat of valt in zo’n geval met de deugdelijkheid van de motivering die het beoordelingsteam daaraan ten grondslag heeft gelegd.
Met betrekking tot het argument van ProRail dat de gunningssystematiek het niet mogelijk maakte om de economisch meest voordelige inschrijving uit te kiezen, overwoog de voorzieningenrechter dat binnen de gunningssystematiek concurrentie op zowel de inschrijfprijs als op kwaliteit (de meerwaardelijst) mogelijk was. Dat de gunningssystematiek in de hand werkte dat veel inschrijvingen de score “goed” voor de meerwaardelijst en dus allemaal dezelfde fictieve korting toegekend kregen, leidde ook niet tot willekeur, omdat dan de inschrijfprijs doorslaggevend was.
De gunningssystematiek betekende in de praktijk dat de goedkoopste inschrijving met een acceptabel kwaliteitsniveau de economisch meest voordelige inschrijving was. ProRail wilde dit gunningscriterium bij nader inzien op een andere manier invullen, zodat de goedkoopste inschrijving met het beste kwaliteitsniveau als economisch meest voordelige inschrijving had te gelden. Zij heeft daar bij het formuleren van de aanbestedingsvoorwaarden echter uitdrukkelijk niet voor gekozen. De kwestie is in de inlichtingenronde aan de orde gesteld en ProRail heeft bij de beantwoording van de vragen hierover vastgehouden aan het systeem waarbij voor de gehele meerwaardelijst één eindscore werd toegekend.
Uit de wens van ProRail om een andere gunningssystematiek te hanteren kon volgens de voorzieningenrechter echter niet de conclusie worden getrokken dat de huidige gunningssystematiek niet deugde en dat de aanbestedingsprocedure fundamentele gebreken vertoonde. De beslissing om de aanbestedingsprocedure wegens fundamentele gebreken te staken, kon dan ook geen standhouden.
Deze uitspraak illustreert dat het van groot belang is om voorafgaand aan de publicatie van de aanbesteding goed na te denken over de te hanteren gunningssystematiek en deze zodanig vorm te geven dat inschrijvers zich kunnen onderscheiden op die punten die de aanbestedende dienst daadwerkelijk belangrijk vindt.
Een gunningssystematiek die onvoldoende is doordacht kan tot onwelgevallige uitkomsten leiden en u kunt de winnende inschrijver dan niet passeren Wij zijn u graag van dienst bij het uitdenken en uitwerken van een deugdelijke gunningssystematiek!
