Het onbedoeld twee keer indienen van een aanmelding kwam een ondernemer in een niet-openbare aanbestedingsprocedure van de Provincie Zuid-Holland, duur te staan:
Tijdens de selectiefase van deze procedure konden geïnteresseerde partijen zich aanmelden als gegadigde via het online aanbestedingsplatform CTM. Maximaal vijf geschikte gegadigden konden in aanmerking komen voor een uitnodiging tot deelname aan de inschrijvingsfase. De geselecteerde gegadigden zijn uiteindelijk bepaald door middel van loting.
B.V. II heeft zich eerst aangemeld als zelfstandige gegadigde, en later ook in combinatie met B.V. I. De aanmelding van B.V. II is ingediend binnen 42 seconden na de acceptatie van de uitnodiging daartoe. De termijn om zich aan te melden duurde op dat moment nog ruim een maand. B.V. II heeft zich aangemeld zonder de selectieleidraad te bekijken, zij heeft geen van de verplichte vragen beantwoord en zij heeft geen van de verplicht bij te voegen documenten ingediend. De voorzieningenrechter achtte het aannemelijk dat sprake was van een vergissing.
Tegelijkertijd overwoog de voorzieningenrechter dat, of B.V. II zich nu wel of niet heeft wíllen aanmelden, zij dit feitelijk heeft gedaan. B.V. II heeft haar aanmelding na het indienen niet geannuleerd, hetgeen nog mogelijk was, zelfs niet na ontvangst van een bevestiging van de aanmelding. Het als niet gedaan beschouwen van de aanmelding was volgens de voorzieningenrechter niet mogelijk.
Aangezien B.V. II zich ook heeft aangemeld met B.V. I, heeft zij zich tweemaal aangemeld. Uit de aanbestedingsstukken kan worden afgeleid dat de Provincie dit niet heeft willen toestaan. Daarbij achtte de voorzieningenrechter het relevant dat in de aanbestedingsstukken een bepaling was opgenomen met eisen die worden gesteld aan meerdere inschrijvingen van verschillende ondernemingen behorend tot hetzelfde concern. Hiermee valt niet te rijmen dat het, zonder nadere vereisten, toegestaan zou zijn als dezelfde onderneming meerdere inschrijvingen zou indienen. Bovendien was sprake van een lotingssystematiek, die zou worden doorkruist indien gegadigden zich vaker dan één keer zouden mogen aanmelden. Dan zou er immers geen sprake meer zijn van gelijke kansen om ingeloot te worden. Door desondanks twee aanmeldingen van dezelfde onderneming toe te staan, handelde de Provincie naar het oordeel van de voorzieningenrechter in strijd met het transparantiebeginsel.
De Provincie heeft ook op andere wijze in strijd gehandeld met het transparantiebeginsel. Zij had namelijk niet bekendgemaakt dat de combinatie bestaande uit B.V. I en B.V. II was geselecteerd. De Provincie had ten onrechte aangegeven dat B.V. I was geselecteerd.
De vraag is welke gevolgen deze schendingen van het transparantiebeginsel hebben. De voorzieningenrechter overwoog dat als ook de aanmelding van de combinatie B.V. I en B.V. II buiten beschouwing was gelaten, het resultaat van de loting anders was geweest. Dit betekent dat als de Provincie de opdracht nog wenst te gunnen, zij een heraanbesteding zal moeten organiseren.
Het blijft dus oppassen geblazen met het indienen van aanmeldingen en inschrijvingen! En voor aanbestedende diensten geldt dat zij er bij de beoordeling van aanmeldingen of inschrijvingen alert op moeten zijn of partijen zich niet (in strijd met de aanbestedingsstukken) meerdere keren hebben aangemeld. Ook is het van belang om, indien een combinatie heeft ingeschreven, de naam van de combinatie te vermelden, en niet de naam van een van de combinanten.
