In de cursussen die wij het afgelopen jaar hebben verzorgd, zoals “Kleine letters, grote woorden” en “Aanbesteden, zo is het bedoeld”, hebben wij aandacht besteed aan de motiveringsverplichtingen voor aanbestedende diensten. Uit advies 477 van de Commissie van Aanbestedingsexperts blijkt maar weer eens hoe belangrijk deze motiveringsverplichtingen zijn, (juist) ook in meervoudig onderhandse procedures.
Hoewel de Aanbestedingswet voor de meervoudig onderhandse procedure weinig regels stelt, is de vrijheid die aanbestedende diensten hebben bij een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de Commissie “slechts betrekkelijk”. De aanbestedende dienst dient immers transparant te handelen. Daarbij wordt, bij gebrek aan concrete gedragsnormen in de geldende wet- en regelgeving, aansluiting gezocht bij de regels die gelden voor Europese aanbestedingsprocedures.
Dat wil zeggen dat – ook in meervoudig onderhandse procedures – :
(i) zodanige criteria worden geformuleerd dat het voor een kandidaat-inschrijver volstrekt duidelijk is aan welke kwaliteitseisen hij moet voldoen
(ii) de inschrijvingen aan de hand van een zo objectief mogelijk systeem worden beoordeeld en
(iii) de aanbestedende dienst zijn uiteindelijke keuze motiveert op een wijze die het voor de afgewezen inschrijvers mogelijk maakt om
(a) de wijze waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden te toetsen en
(b) te controleren of de beoordeling de (voorlopige) gunningsbeslissing rechtvaardigt
Een aanbestedende dienst moet vervolgens zijn eigen spelregels toepassen en mag geen criteria toepassen die hij niet vooraf kenbaar heeft gemaakt. Doet de aanbestedende dient dit toch, dan handelt hij in strijd met het transparantie- en gelijkheidsbeginsel.
Met betrekking tot het motiveren van de gunningbeslissing merkt de Commissie het volgende op. Artikel 1.15 lid 2 AW, waarin is bepaald dat de gunningsbeslissing met de relevante redenen aan alle inschrijvers moet worden medegedeeld, heeft dezelfde strekking als de motiveringsplicht die op grond van artikel 2.130 AW voor Europese aanbestedingen geldt, en ligt in het verlengde van de transparantieverplichting.
Dat betekent dat ook in meervoudig onderhandse aanbestedingen steeds hogere eisen worden gesteld aan de motivering van de gunningsbeslissing. Met het enkele verstrekken van een eindscore was volgens de Commissie niet voldaan aan de motiveringsplicht. Omdat niet inzichtelijk was voor welke aspecten punten zijn toegekend, en hoe zwaar ieder aspect is meegewogen, kon niet worden nagegaan wat de invloed van onderdelen van de beoordeling op de eindscore is geweest. Ook kon niet worden beoordeeld in hoeverre de motivering de toegekende score kon dragen. De motivering bood de ondernemer onvoldoende houvast om te beoordelen of een juridische procedure zinvol is en daarmee is de motiveringsplicht uit artikel 1.15 AW geschonden, aldus de Commissie.
Wij raden aanbestedende diensten aan om gunningsbesluiten, ook in meervoudig onderhandse procedures, zodanig te motiveren dat deze voldoende houvast bieden voor inschrijvers om te kunnen beoordelen of een juridische procedure zinvol is. Als u als inschrijver een gunningsbeslissing ontvangt waaruit onvoldoende blijkt hoe de winnaar is aangewezen en hoe uw score tot stand is gekomen, raden wij u aan om bij de aanbestedende dienst aan te dringen op het verstrekken van een uitgebreide(re) motivering.
Meer weten? Neem gerust contact op met het team aanbestedingsrecht.
